Besprochene Kassetten und Excel-Tabellen sind kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch (FG Köln, Urteil v. 18.6.2015 - 10 K 33/15; Revision zugelassen).Hintergrund: Ein Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Eine mithilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei genügt diesen Anforderungen nur dann, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder zumindest in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt werden (s. hierzu BFH, Urteil v. 16.11.2005 - VI R 64/04; FG Baden-Württemberg, Urteil v. 14.10.2014 - 11 K 736/11). Sachverhalt: Der Kläger führt sein Fahrtenbuch in Form eines Diktiergeräts. Dabei diktiert er zu Beginn einer Fahrt den Zweck der Fahrt, das Datum und den km-Stand. Unterwegs diktiert er besondere Vorkommnisse (z.B. Staus oder Straßensperrungen, Umleitungen) und am Ende wiederum den km-Stand. Während der Eingaben läuft das Radio, nach Angaben des Klägers, um seine Angaben zu untermauern. Die Ansagen auf dem Band werden von seiner Sekretärin im Durchschnitt zweimal wöchentlich in Excel–Dateien übertragen. Die Blätter werden aufbewahrt und am Jahresende jeweils gebunden. Die Bänder werden ebenfalls aufbewahrt und nicht überspielt. Der Lohnsteuer-Außenprüfer erkannte das Fahrtenbuch nicht an und ermittelte den geldwerten Vorteil nach der sog. 1%-Regelung. Die hiergegen gerichtete Klage hatte keinen Erfolg. Hierzu führten die Richter weiter aus:

• Das Fahrtenbuch, dessen Ordnungsmäßigkeit zu überprüfen ist, sind die einzelnen vom Kläger im Pkw besprochenen Kassetten und nicht die Excel Tabellen. Denn letztere können jederzeit geändert werden.
• Die besprochenen Kassetten stellen kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch dar.
• Sie sind, wenn auch unter Umständen mit Schwierigkeiten verbunden, jederzeit änderbar.
• Jedes einzelne Band kann komplett neu besprochen werden.
• Die Bänder sind nicht gegen Verlust gesichert.
• Hat der Steuerpflichtige versehentlich während der Fahrt ein Band gelöscht und es neu besprochen, ist dies nicht feststellbar.
• Es ist nicht mit vertretbarem Aufwand überprüfbar, ob die Bänder „eins zu eins“ in die Excel-Tabellen übertragen wurden.
• Nach Auffassung des erkennenden Senats ist ein nicht handschriftlich, sondern mithilfe von elektronischen Aufzeichnungen erstelltes Fahrtenbuch nur dann ordnungsgemäß, wenn die elektronische Aufzeichnung unmittelbar ausgedruckt wird.

Hinweis: Das Gericht hat die Revision wegen grundsätzlicher Bedeutung der Frage zugelassen, welche Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch unter Berücksichtigung der technischen Entwicklung in den letzten Jahren zu stellen sind. Das Urteil ist auf der Homepage des FG Köln veröffentlicht. Eine Aufnahme in die NWB Datenbank erfolgt in Kürze. Hauptbezug: FG Köln, Urteil v. 18.6.2015 - 10 K 33/15, NWB DokID: UAAAE-99606Verwandte Artikel:

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