Der BFH hat entschieden, dass § 147 Abs. 6 Satz 2 AO der Finanzverwaltung nicht das Recht gibt, die ihr im Rahmen einer Außenprüfung in digitaler Form überlassenen Daten über den Zeitraum der Prüfung hinaus auf Rechnern außerhalb der behördlichen Diensträume zu speichern (BFH, Urteil v. 16.12.2014 - VIII R 52/12; veröffentlicht am 19.8.2015).Hintergrund: Sind durch den Steuerpflichtigen aufzubewahrende Unterlagen mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. Sie kann im Rahmen einer Außenprüfung auch verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden (§ 147 Abs. 6 Satz 2 AO). Sachverhalt: Im Streitfall hatte das Finanzamt (FA) im Rahmen einer Außenprüfung bei dem Kläger (einem selbständig tätigen Steuerberater) mit der Prüfungsanordnung die Gewinnermittlungen sowie zu deren Prüfung die Steuerdaten in digitaler Form auf einem maschinell verwertbaren Datenträger angefordert. Dagegen erhob der Kläger nach erfolglosem Einspruchsverfahren Klage: Das FA dürfe diese Daten nicht -wie angekündigt- über die Prüfung hinaus bis zur Bestandskraft von nach der Außenprüfung erlassenen Bescheiden auf dem (mobilen) Rechner des Prüfers speichern. Das Finanzgericht wies die Klage ab. Der BFH ist allerdings der Rechtsauffassung des Klägers gefolgt. Hierzu führte der BFH weiter aus:

• Im Rahmen einer Außenprüfung kann die Finanzverwaltung die Herausgabe digitalisierter Steuerdaten zur Speicherung und Auswertung auf mobilen Rechnern der Prüfer nur verlangen, wenn Datenzugriff und Auswertung in den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen oder in den Diensträumen der Finanzverwaltung stattfinden.
• Eine Speicherung von Daten über den tatsächlichen Abschluss der Prüfung hinaus ist durch § 147 Abs. 6 Satz 2 AO nur gedeckt, soweit und solange die Daten noch für Zwecke des Besteuerungsverfahrens (z.B. bis zum Abschluss etwaiger Rechtsbehelfsverfahren) benötigt werden.
• Nach dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit muss der Gefahr missbräuchlicher Verwendung der Daten (z.B. wenn Daten außerhalb der Geschäftsräume des Steuerpflichtigen oder der Diensträume der Behörde infolge eines Diebstahls des Prüfer-Notebooks in fremde Hände geraten) angemessen Rechnung getragen werden.
• Dieser Anforderung ist ohne nennenswerte Beeinträchtigung einer rechnergestützten Außenprüfung nur dann entsprochen, wenn die Daten des Steuerpflichtigen nur in seinen Geschäftsräumen oder an Amtsstelle erhoben und verarbeitet werden sowie nach Abschluss der Außenprüfung nur noch in den Diensträumen der Finanzverwaltung gespeichert bzw. aufbewahrt werden, soweit und solange sie für Zwecke des Besteuerungsverfahrens (z.B. bis zum Abschluss etwaiger Rechtsbehelfsverfahren) benötigt werden.
• Die räumliche Beschränkung des Datenzugriffs folgt zudem eindeutig aus dem Wortlaut des § 200 Abs. 2 AO und des § 6 der Betriebsprüfungsordnung 2000, wonach der Steuerpflichtige die prüfungsrelevanten Unterlagen nur in seinen Geschäftsräumen, notfalls auch in seinen Wohnräumen oder an Amtsstelle vorzulegen hat und ein anderer Prüfungsort nur ausnahmsweise in Betracht kommt.

Anmerkung: Die Entscheidung ist ein datenschutzrechtlicher Markstein gegenüber allzu weitgehender Inanspruchnahme von Zugriffsrechten durch die Finanzverwaltung. Sie orientiert sich am Grundsatz der Verhältnismäßigkeit, ohne dabei die Ermittlungstätigkeit der Finanzverwaltung über Gebühr zu behindern. Nicht alles was technisch machbar ist und praktikabel sein könnte, ist auch gesetzlich zulässig. Dies sollte künftig auch in den Dienstanweisungen für Betriebsprüfer Berücksichtigung finden. Hauptbezug: BFH, Urteil v. 16.12.2014 - VIII R 52/12, NWB DokID: ZAAAE-99396Verwandte Artikel:

• BMF v. 14.11.2014, Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), NWB DokID: HAAAE-37193
• Geißler, Digitaler Datenzugriff, infoCenter, NWB DokID: XAAAB-26807
• Graf, Anforderungen an die Vorlage von Einzelaufzeichnungen, BBK 18/2013 S. 875, NWB DokID: GAAAE-44479
• Beyer, Checklisten für eine gelungene Betriebsprüfung, BBK 11/2013 S. 532, NWB DokID: OAAAE-36654
• Odenthal, GoBD für die digitale Buchführung, BBK 17/2013 S. 831, NWB DokID: BAAAE-43354
• Pfadler, Aufbewahrung von digitalen Belegen, NWB 4/2011 S. 322, NWB DokID: JAAAE-00183