Bilanzbuchhaltung - Was ist das?

Die Gegenüberstellung von Aktiva und Passiva hilft nicht nur in der Analyse organisatorische Einheiten auszugliedern, sondern diese auch getrennt voneinander im Jahresabschluss darzustellen. Ein zentrales Element für jeden Bilanzbuchhalter, denn eine Bilanz zu erstellen zählt zu den Hauptaufgaben seines Metiers. Vor allem international agierende Unternehmen benötigen eine Bilanz nach geltenden Standards und die müssen regelmäßig veröffentlicht werden. Ziel dieser Vorschrift ist es, der Öffentlichkeit Rechenschaft über die gesamten Geschäftstätigkeiten abzulegen. Eine Pflicht, die es unternehmensfremden Personen ermöglicht, für zukünftige Investoren oder Partner eine faire Informationsbasis von der wirtschaftlichen Situation zu erhalten.

Berechnung der Steuerpflichten

Das Rechnungswesen bildet mit seiner Dokumentation die Grundlage zur Berechnung der Steuerpflichten und vereinfacht die externe Prüfung. Der Bilanzbuchhalter muss Vorteile sowie Sonderregelungen beachten und juristische Kenntnisse in sein direktes Arbeitsumfeld einfließen lassen.

Bereitstellung von Informationen

Des Weiteren dienen Teile der Buchhaltung der internen Übersicht. Sie gelten als wichtiger Bestandteil für Planungen, strategische Ausrichtungen oder Investments und werden nicht nur theoretisch aus der Bilanz gelesen. Um im Sinne des Wettbewerbs rechtzeitig Entscheidungen treffen zu können, helfen frühzeitige Vorschläge und Empfehlungen von Bilanzbuchhaltern, Revisoren oder externen Analysten.

So sind Freiberufler grundsätzlich von der Bilanzierungspflicht befreit. Bei Einzelkaufleuten darf der jährliche Umsatz nicht über 600.000 Euro und der Gewinn nicht höher als 60.000 Euro liegen. Personengesellschaften sind in jedem Fall dazu angehalten eine Bilanz zu erstellen, müssen diese aber nicht veröffentlichen. Eine Kapitalgesellschaft muss beiden Vorgaben nachkommen.

Selbst höhere Kosten und die damit verbundenen Mühen können nicht abgewendet werden. Dennoch zählen die positiven Aspekte, da ein Jahresabschluss auf den ersten Blick auch jede Menge wertvolle Informationen über ein Unternehmen bereitstellen kann.

So bestehen Jahresabschlüsse aus unterschiedlichen Teilbereichen. Den Kern bildet die Bilanz. Sie eröffnet Einblicke in die Schulden und Vermögenswerte eines Unternehmens. Nach dem Bilanzstichtag muss innerhalb von neun Monaten der erfolgreich geprüfte Abschluss offengelegt werden. Zur Einreichung beim Registergericht ist jedes Unternehmen verpflichtet. Wie alle steuer- und buchführungsrelevanten Unterlagen müssen diese mindestens sieben Jahre aufbewahrt werden.

Die Bilanz basiert unter anderem auf dem Inventar, welches im Verlauf der Inventur erfasst wird. Da diese ausschließlich aus Wertangaben besteht, müssen sämtliche Mengenangaben in Geldeinheiten umgerechnet werden.

Aktiva:

• Anlagevermögen
  • Sachanlagen
  • Finanzanlagen
  • Immaterielle Vermögensgegenstände
• Umlaufvermögen
  • Vorräte
  • Foderungen und sonstige Vermögensgegenstände
  • Wertpapiere
  • Kasse
  • etc.
• Aktive latente Steuern

Passiva

• Eigenkapital
  • gezeichnetes Kapital
  • Kapitalrücklagen
  • Gewinnrücklagen
  • Gewinn- und Verlustvortrag
  • Jahresüberschuss- und Fehlbetrag
• Rückstellungen
• Verbindlichkeiten
  • Anleihen
  • Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten
  • Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
  • erhaltene Anzahlungen
• passsive latente Steuern

Nachdem ein Betrieb alle notwendigen Daten erstellen konnte, dienen diese Erkenntnisse für eine zeitnahe und korrekte Steuererklärung. Je rascher sie erfolgt, umso eher kann über eine eventuelle Rückzahlung des Finanzamtes verfügt werden. Detailliert dokumentierte Positionen liefern nicht nur intern aufschlussreiche Informationen, sondern ermöglichen potenziellen Geldgebern, wie Banken, stillen Teilhabern oder Investoren, eine präzise Einschätzung ihres Risikos. Ein Blick in die Bilanz und es wird rasch klar, wie es um einen Betrieb bestellt ist. Die wichtige Entscheidungsgrundlage ist deshalb nicht nur eine Pflichtkür, sie legt dem Unternehmer ein bedeutsames Instrument in die Hand.

Da zahlreiche Unternehmensformen, ob groß oder klein, am Ende des Geschäftsjahres eine Bilanz erstellen müssen, sorgen Bilanzbuchhalter für einen wesentlichen Anteil der gesamten Dienstleistung.

Sämtliche Geschäftsvorgänge des vergangenen Jahres erhalten eine visuelle Darstellung und erfüllen in ihrer gebündelten Form gleich mehrere Funktionen. Zentraler Aspekt ist die Anforderung, dass nach internationalen Standards alle Geschäftsvorfälle einem fachlich versierten Dritten verständlich sein müssen. So werden Schulden und Aktiva, Eigenkapital und Passiva übersichtlich gegliedert und sachgerecht dargestellt. Dabei muss die Buchführung immer klar erkenntlich sein und darf niemals unleserlich gemacht werden.

Ein Bilanzbuchhalter sorgt dafür, dass alle Geschäftsvorfälle genau dokumentiert werden, um die finanz- und leistungswirtschaftlichen Sachverhalte korrekt darlegen zu können. Weiters gelten die Daten als Basis zur Besteuerung der Gewinne und Umsätze sowie zur Berechnung von Dividenden. In diesem Punkt erfüllt der Abschluss in der Bilanzbuchhaltung die Ausschüttungsbemessungsfunktion.

Der Lagebericht zum Bilanzstichtag dient zudem als Grundlage für betriebliche Planungen und wird von Banken und Gläubigern für eine Kreditvergabe herangezogen. Da der Abschluss auch eine Liste aller Bestände beinhaltet und eine Inventur durchgeführt werden muss, sollte man vor dessen Durchführung einige Vorbereitungen treffen.

So wird eine Liste über

• Schulden,
• Eigenkapital,
• Anzahl der Fahrzeuge im Fuhrpark,
• Materialien, eingelagerte Produkte und andere Posten

erstellt. Dabei ist ein Unternehmen angehalten den Abschluss nach dem Vorsichtsprinzip zu erstellen und eventuelle Risiken mit einzubeziehen.

Damit alle Dokumentationen strukturiert festgehalten werden können, sind der Kontenabschluss, Abschlussbericht und die Feststellung der Reihe nach umzusetzen. Jeder Bilanzbuchhalter wird diese Herangehensweise wählen, da sie dem Prinzip nach der ordentlichen Buchführung sowie gesetzlicher Vorschriften entspricht.

Eine sorgfältig gewählte Herangehensweise bei den nötigen Abschlussarbeiten kann sich zeitsparend und kostensenkend auf den Betrieb auswirken. Wichtige Arbeitsunterlagen sollten vor Beginn zur Verfügung stehen. Handelsregisterauszüge, Miet- und Pachtverträge, Spendenquittungen, Rechnungskopien und Leasingverträge zählen zu jenen Daten, die unbedingt in allen Analysen berücksichtigt werden müssen.

Neben dem Inventar werden alle Verträge des Unternehmens und die vollständige Buchhaltung erfasst und korrekt eingepflegt. In allen Fällen sind Einzelaktionen nur dann zu verbuchen, wenn es entsprechende Belege dafür gibt. Existieren keine, gibt es auch keine Buchung für diesen Vorgang. Ein Prinzip, das bereits seit den Ursprüngen der Ein- und Ausgabenrechnung befolgt wird.

Bereits bei Betriebsbeginn und zum Ende eines jeden Geschäftsjahres sowie bei der Auflösung einer Firma werden alle Vermögenswerte und Schulden zu einem fix definierten Zeitpunkt ermittelt. Nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) werden reale und „unkörperliche“ Vermögenswerte aufgezeichnet und anhand von Belegen nachgewiesen. Die Bestandsaufnahme des Inventars bildet in allen weiteren Perioden die Basis des geschäftlichen Handelns.

Ist der Abschluss vollständig und sind Forderungen, Rücklagen, Abschreibungen sowie Fahrtenbücher ordnungsgemäß verbucht und strukturiert aufgelistet, können alle Haupt- und Unterkonten abgeschlossen werden. Dabei werden alle Unterkonten am Ende dem jeweiligen Hauptkonto zugeführt und die Salden gezogen. Abschließend erfolgt der Übertrag in die Bilanz und die Erstellung einer Abschlussübersicht. Dieser Bericht wird häufig vom Finanzamt eingefordert.

Die Feststellung des Abschlusses ist der letzte Akt im gesamten Prozedere. Er muss vom Aufsichtsrat gebilligt werden oder von der Hauptversammlung aufgenommen werden. Erst nach dieser Prüfung darf er zur Offenlegung freigegeben werden.

Erst die Griechen und Römer waren um 3.000 v. Chr. in der Lage, ihre Käufe und Verkäufe auf platzsparenden, papierähnlichen Papyrusrollen festzuhalten. Eine Erfindung, die zeitgleich und unabhängig voneinander, auch im alten China voranschritt. Sämtliche Buchführungsaktivitäten wurden hier auf Rechentafeln verewigt.

Kein Wunder, dass der Beruf des Buchhalters über eine solche faszinierende Historie zurückblicken kann. Die Griechen übernahmen im fünften Jahrhundert v. Chr. den Berufsstand des professionellen Buchhalters und stellten ihn unter anderem in die Dienste der Göttin Athena. Nach heutigem Verständnis gelang den Römern allerdings der größte Durchbruch. Sie führten die Steuereinschätzung durch den Staat ein, mit weitreichenden Folgen für alle nachfolgenden Gesellschaften.

Auf diesen frühzeitlichen Grundlagen basieren bis heute die Bereiche Finanz, Steuer und Währungsausgleich. In vielen Jahrhunderten wurde das System weitreichend ausgehöhlt und das Volk unter der Steuerlast erdrückt. In manchen Zeiten mehr, in anderen weniger. Die Kunst der doppelten Buchhaltung beschäftigte auch die Kaufleute im 17. Jahrhundert. Große Handelshäuser bildeten junge Kaufleute aus und ließen sie in Genua, Mailand, Florenz oder Venedig ihre Lehren absolvieren.

Im Zuge der Industrialisierung rückte England im 18. Jahrhundert ins Zentrum zahlreicher Fabrikbuchhalter. Es wurden ganze statistische Abteilungen eingerichtet, die Vergleichszahlen aus Steuerregistern der Finanzbehörden zogen. Die Kostenkonten entstanden in dieser Zeit. Schon vor Beginn des 19. Jahrhunderts führte Preußen die gesetzliche Bilanzierungspflicht ein. Sehr bald setzt die vollständige Reglementierung des Handels ein. Unter Napoleon kommt es zur ersten Auflage des Handelsgesetzbuches, welches in seinen grundsätzlichen Zügen bis heute angewandt wird.

Mit den technischen Entwicklungen des Durchschreibeverfahrens und der Schreibmaschine wurden die Weichen für eine Automatisierung der Buchhaltung gestellt. Weltweit können anfallende Daten gestanzt, gelocht und mit einer Sortiermaschine nach Gruppen geordnet werden. Viele Zählmaschinen werden zur Überprüfung eingesetzt, was die Fehlerquote durch Buchhalter drastisch verringerte.

Seit Anfang des 20. Jahrhunderts werden Steuererklärungen mit dem Jahresabschluss gekoppelt. Wieder spielt neue Technik eine entscheidende Rolle. Kontenblätter, Summenzug und Saldenbildung sind mit elektronischen Schreibmaschinen binnen kürzester Zeit erledigt. Ein positiver Effekt für Betriebe, denn die Kosten für das Rechnungswesen sanken drastisch. Doch ein anderer Faktor stieg danach explosionsartig an – die Steuern.

Ab 1920 traf die Abgabeverpflichtung alle Bürger, egal welchen Berufen sie angehörten. In der Weltwirtschaftskrise wurden die vier Hauptzweige des Rechnungswesens einheitlich festgelegt: Planungs- und Kostenrechnung, Buchhaltung und Bilanz sowie Statistik und Vergleichsrechnung. Bis heute hat sich an diesem Prinzip nichts verändert.

Durch die Erfindung des Computers gelang es einen Meilenstein zu setzen. Software statt menschlicher Input – eine Devise, der zahlreiche unterschiedliche Personalabteilungen folgten. Die Weiterbildung rückte in den Fokus von Experten. Gegenwärtig fordert die zunehmende Digitalisierung neue Grundsätze im Rechnungswesen. Standardisierte Buchhaltungssysteme und international anerkannte Steuerregeln führen zunehmend zu einer weltweit einheitlichen Jahresabschlusserstellung.

In der aktuellen Realität führt die Europäische Union Regelungen zum Datenzugriff und der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen ein. Schreibt für Konzernabschlüsse und Kapitalgesellschaften internationale Accounting-Standards vor und erneuert geltende Bilanzvorschriften. Selbstverständlich passiert dies immer im Interesse des Aktionärsschutzes und sogenannte „Stille Reserven“ können nicht mehr vor der öffentlichen Bilanz versteckt werden.

Doch jede weitere Reglementierung verpflichtet zu noch mehr Akkuratesse und die Entwicklungen schreiten mit enormem Tempo voran. Aufgrund souveräner IT-Software-Lösungen können Stammdaten, Steuersätze, Kontenrahmen und vieles mehr über ein Journal mit regionalen Datenbanken verknüpft werden. Apps und Schnittstellen-Integrationen werden automatisch mit dem Internet gekoppelt und Zugriffszeiten für Benutzer definiert. Vor allem Bilanzbuchhalter können zukünftig im klassischen Weiterentwicklungsprozess des Buchhaltungssystems ihre Rolle neu konzipieren. Hinsichtlich des digitalen Wandels stehen zahlreiche Berufsbilder vor unterschiedlichen Herausforderungen in der Weiterbildung.

Trotz aller Automatisierungen und dem unaufhaltsamen Voranschreiten der eigentlichen Digitalisierung kommt es zwar zum Wegfall von Routinevorgängen, doch die Verlagerung der Aufgaben findet vorwiegend in der digitalen Pflege von Daten und deren Kontrolle beziehungsweise Überwachung statt. Sämtliche Datenströme aus allen Unternehmensanwendungen werden in einer zentralen Finanzplattform verschmolzen und ihre Summe mithilfe von künstlicher Intelligenz interpretiert. Das wäre die Zukunft. Denn ohne menschliche Beeinflussung erstellen Computer neutralere Modelle, die am Ende zu den besseren Entscheidungen führen. Soweit die Theorie.